Dicas, organize seu escritório.

• Andrea Beatriz
• outubro 5, 2009
• 0
• Dicas

COMO ORGANIZAR SEU ESPAÇO DE TRABALHO

Se você decidiu que trabalhar em casa faz parte de sua trilha, é hora de você colocar em forma o seu home office. Afinal, seu espaço de trabalho é a pedra fundamental de todo seu negócio.

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Faça dele um lugar confortável e eficiente. Se um telefone sem fio vai te tornar mais produtivo, compre um. Que tal fones de ouvido? Bons equipamentos vão te fazer mais eficiente e podem te fazer poupar dinheiro a longo prazo. Então, do que você precisa?

Localização

Comece avaliando suas necessidades. Quão importante é sua privacidade? O que vai acontecer se mexerem em seu equipamento? Um lugar silencioso é essencial para seu sucesso? Peça que as pessoas da casa listem as expectativas que têm com relação a você.

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Se você trabalha em um home office, você não pode esperar que todos em sua casa fiquem fingindo de mortos enquanto você estiver trabalhando. Elabore um sistema no qual a sua família não interfira em seu negócio, mas que também não deixe o seu negócio interferir com as atividades normais de casa.

O design e localização de seu escritório podem ajudar. As paredes internas de muitas casas têm pouco ou nenhum isolamento, então o som se propaga. Se possível, coloque seu escritório em uma área afastada do centro de atividades de sua casa. Colocar seu escritório entre a cozinha e um quarto de crianças é um convite para perturbações. Tente deixar seu escritório longe de cômodos onde há aparelhos de som ou televisão.

Se o seu escritório está próximo ao centro de atividades, você pode diminuir o barulho mudando o design do cômodo. Considere trocar a porta por uma com isolamento de som.

Formato segue Função

Agora, vamos considerar o que você vai fazer em seu home office. Sua rotina determina o que você vai precisar. Por exemplo:

Se você é um escritor free-lance que contata seus clientes através da Internet ou correio, suas necessidades serão simples – não muito mais que uma mesa, cadeira, computador, e sistema de arquivo.

Se você trabalha para uma empresa que fica do outro lado da cidade ou mais longe, pode precisar uma conexão à Internet em alta velocidade e alguns arquivos portáteis que você possa transportar ao seu escritório e de volta.

Se você é um planejador de finanças que encontra com seus clientes em casa, você vai precisar de um lugar para reunir-se com eles e espalhar documentos.

Se você terá funcionários trabalhando em seu escritório, vai precisar de móveis e equipamentos apropriados para eles: cadeiras ergonômicas, mesas confortáveis para trabalho e uma mesa de conferências onde possam trabalhar juntos.

Estrutura Básica

Móveis e equipamentos que são essenciais a um escritório podem não ser importantes em outro. Mas existem algumas coisas básicas que a maioria dos escritórios precisa:

1. Uma mesa
2. Uma cadeira de escritório confortável (ergométrica de preferência).
3. Um telefone
4. Um computador com todos os softwares essenciais à sua função
5. Uma impressora
6. Um aparelho de fax
7. Um armário de arquivos
8. Prateleiras para guardar suprimentos de escritório e livros
9. Pastas e caixas de arquivos
10. Uma agenda ou livro de compromissos e telefones de contato
11. Papel para a impressora e para anotações

Dependendo do seu negócio, você pode também precisar de outros equipamentos, mas antes de adquiri-los, pense onde vai isntalá-los e se a rede elétrica de sua casa suporta todos eles.

Ergonômicos

De acordo com a Associação Brasileira de Ergonomia – ABE, entende-se por Ergonomia (ou Fatores Humanos) uma disciplina científica relacionada ao entendimento das interações entre os seres humanos e outros elementos ou sistemas, e à aplicação de teorias, princípios, dados e métodos a projetos a fim de otimizar o bem estar humano e o desempenho global do sistema. Ergonomia propõe móveis e acessórios do ambiente de trabalho para que este atend às necessidades básicas de conforto do trabalhador em prol de sua saúde. Quando estiver montando sua mesa, tenha estes fatores em mente:

Onde fica seu monitor? Certifique-se que ele esteja ao nível dos olhos.

Se você digita muita coisa, tenha um local para colocar cópias. Este pequeno suporte sustenta seus documentos bem em sua frente para que não tenha que ficar virando seu pescoço.

Seu teclado e mouse pad devem ter, no mínimo, suporte para seus punhos para prevenir LER( Lesão por Esforço Repetitivo). Você também pode comprar um teclado com design ergonômico.

Sua cadeira deve estar regulada para apoiar bem suas costas e manter os joelhos em ângulo de 90°. Seus braços devem estar bem apoiados nos braços da cadeira para não cansar os ombros. Ela também deve ser giratória para facilitar os movimentos de entrada e saída da mesa ou uso dos equipamentos ao redor, como o fax ou o arquivo.

Segurança no Home Office

Um dos aspectos mais importantes do ambiente do escritório – em casa ou outro lugar – é segurança. Quando você trabalha para um empregador, ele é responsável por mantê-lo em segurança.

Instale detectores de fumaça com baterias que funcionem.

Tenha um extintor de incêndio por perto e dentro da validade.

Não ligue muitos equipamentos de escritório na mesma tomada.

Periodicamente cheque toda a fiação para ver se há desgastes e troque quando necessário.

Certifique-se que unidades portáteis de aquecimento não fiquem próximas de cortinas, móveis, ou outros itens combustíveis.

Não lote armários de arquivos, e abra uma gaveta por vez. Abrir mais de uma pode fazer com que o armário caia sobre você.

Lembra dos ergonômicos? Eles são importantes. Use uma cadeira confortável e sente-se em uma posição que não desloque seus braços, pescoço e costas.

Certifique-se de ter sempre iluminação suficiente em seu escritório para não ter problemas de vista.

Não exagere! Apesar de estar em casa é fundamental estabelecer horários para o trabalho e para o repouso. Muitos acidentes acontecem por que estamos muito cansados e nossa atenção fica prejudicada.

Tenha à mão os telefones da Polícia, Bombeiros, do seu médico e de pessoas que possam auxiliá-lo rapidamente, como um vizinho por exemplo.